Privacy

Dit betekent dat:

• Wij vastgesteld hebben voor welke doeleinden wij uw persoonsgegevens nodig hebben;
• Wij alleen de persoonsgegevens van u verwerken die voor de vastgestelde doeleinden noodzakelijk zijn;
• Wij uw gegevens niet langer bewaren dan dat voor het uitvoeren van onze diensten nodig is en in ieder geval niet langer dan de wettelijk vastgestelde bewaartermijn;
• U expliciet toestemming wordt gevraagd voor verwerking van uw persoonsgegevens, mocht toestemming verplicht zijn;
• Alle nodige beveiligingsmaatregelen worden getroffen om uw persoonsgegevens goed te beschermen. Wij leggen deze verplichtingen ook op aan partijen die persoonsgegevens voor ons verwerken;
• Uw rechten worden gerespecteerd, zoals recht op inzage, correctie of verwijdering van uw persoonsgegevens die bij ons zijn verwerkt. 
   

Doeleinden van de gegevensverwerking 

In deze privacy- en cookieverklaring leggen wij uit wat ARQ doet met uw gegevens. Door gebruik te maken van onze diensten of onze website www.arq.org, verkrijgt ARQ verschillende soorten persoonsgegevens van u. Wij gebruiken deze gegevens om de overeenkomst die wij met u aangaan , uit te kunnen voeren en om de verplichtingen die hieruit voortvloeien te kunnen na komen.

Hieronder geven wij per organisatie onderdeel aan welke gegevens wij van u verkrijgen en met welk doel wij deze gegevens verwerken. Indien u hierover vragen heeft, kunt u contact opnemen met privacy@arq.org. 

Gebruik van kunstmatige intelligentie voor administratieve doeleinden

ARQ maakt in bepaalde gevallen gebruik van kunstmatige intelligentie (AI) ter ondersteuning van administratieve processen, zoals het structureren van dossiers of het verwerken van documentatie. Dit gebeurt altijd onder toezicht van bevoegde medewerkers en in overeenstemming met de AI-Verordening (Verordening (EU) 2024/1689) en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Wanneer AI wordt ingezet voor doeleinden die direct invloed kunnen hebben op uw zorg, zoals diagnostiek, verslaglegging of behandeling, wordt u daar expliciet over geïnformeerd en wordt uw toestemming vooraf gevraagd.

Levering van onze diensten per organisatie onderdeel

ARQ IVP en ARQ Academy

Trainingen en opleidingen:
ARQ IVP en ARQ Academy verzorgen trainingen, opleidingen, e-learnings, Webinars en dergelijke.  

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens: 

• Voor- en achternaam
• Organisatienaam (optioneel) 
• (Zakelijk) telefoonnummer
• (Zakelijk) e-mailadres
• Vestigingsadres- en plaats
• (Zakelijke) factuurgegevens 
• (Zakelijke) betaalgegevens
• Functietitel en achtergrond deelnemer
• Inkoopnummer/referentie opdrachtgever
• Opleidingsvoortgang
• Eventuele inhoud van correspondentie
• Eventuele dieetwensen 

Wij hebben deze gegevens nodig om u het trainingsmateriaal en praktische informatie toe te sturen, om een bewijs van deelname af te geven, om te factureren en om de lunch op locatie te verzorgen. Wij bewaren deze informatie, totdat u de opleiding, training of het Webinar heeft afgerond, de evaluatie is afgerond en de betaling is voldaan. Sommige gegevens bewaren wij langer als wij daartoe wettelijk verplicht zijn (bijvoorbeeld vanwege de fiscale bewaartermijn van zeven jaar). 

Hulpverlening door ARQ IVP

ARQ IVP biedt de volgende hulpverlenende diensten:

• MCU-gesprekken
• Opvanggesprekken voor groepen
• Individuele opvanggesprekken
• Begeleidende gesprekken met een psycholoog
• Behandeling in de vorm van psychotraumatherapie

Mental Check Up gesprekken (MCU) en opvanggesprekken voor groepen 

MCU-gesprekken worden uitgevoerd door ARQ IVP in opdracht van een werkgever. Deze gesprekken zijn vertrouwelijk. In rapportages aan de werkgever worden gegevens altijd geanonimiseerd (niet herleidbaar naar een persoon) en op groepsniveau aan de opdrachtgever teruggekoppeld.

Voor het inplannen van de MCU-gesprekken en groepsopvanggesprekken kunnen de volgende gegevens worden gevraagd:   

• Naam,
• Bereikbaarheidsgegevens (email en/of telefoonnummer)
• Functie/beroep,
• Aantal jaar in dienst.  

Individuele opvanggesprekken, gesprekken met een psycholoog, of behandeling door ARQ IVP

Bij de individuele opvangtrajecten, individuele gesprekken met een psycholoog en bij behandeling in de vorm van psychotraumatherapie door ARQ IVP verwerken wij de volgende persoonsgegevens van onze cliënten:

• Naam, adres, woonplaats 
• (Zakelijk) telefoonnummer 
• (Zakelijk) e-mailadres
• Geboortedatum
• Organisatienaam
• Functie of afdeling(bij zakelijke klanten van ARQ IVP)
• Eventuele inhoud van correspondentie
• Medische gegevens voor in ons elektronische patiëntendossier 

Bij behandeling verwerkt ARQ IVP ook de volgende persoonsgegevens van de verwijzer, budgetverantwoordelijke en /of bedrijfsarts:

• Naam
• Functie
• Zakelijk telefoonnummer
• Zakelijk e-mailadres

Als u als cliënt wilt weten welke persoonsgegevens in uw geval zijn opgeslagen, bewaard en bewerkt, kunt u contact opnemen met hulpverlening@ivp.nl.  

ARQ Centrum ‘45

Voor uw behandeling verwerken wij in uw elektronische patiëntendossier van u de volgende persoonsgegevens:

• Naam, adres, woonplaats 
• telefoonnummer 
• e-mailadres
• Geboortedatum
• Geboorteplaats
• Burgerservicenummer (BSN)
• Nationaliteit
• Het soort en nummer van uw Identiteitsdocument
• Uw medische gegevens
• Inhoud van correspondentie
• Gegevens van uw verwijzer

Voor de facturatie van uw behandeling verwerken wij uw:

• Naam
• Burgerservicenummer (BSN)
• Gegevens van uw verzekeraar of gegevens van een andere financier
• Zorgvraagtypering (u kunt tegen deze verwerking bezwaar maken)
• Hoofddiagnose (u kunt tegen deze verwerking bezwaar maken).  

ARQ International

Voor onze diensten verwerken wij de volgende persoonsgegevens van u:

• Naam, adres, woonplaats 
• telefoonnummer 
• e-mailadres 

Gebruik persoonsgegevens voor onderzoek 

Persoonsgegevens die wij van u ontvangen in het kader van uw behandeling kunnen wij anonimiseren. Dit betekent dat de door ons ontvangen persoonsgegevens zodanig anoniem worden gemaakt, dat u niet meer als individu herkenbaar bent en dat gegevens niet naar u herleidbaar zijn. Zo wordt uw privacy gewaarborgd. Uw gegevens kunnen voor de volgende doelen geanonimiseerd worden:   

Het verrichten van wetenschappelijk onderzoek, bijvoorbeeld naar een nieuwe behandelmethode. Voordat we uw gegevens voor zo’n doel gebruiken, vragen we eerst uw toestemming. Als u geen toestemming geeft (dit gaat middels een toestemmingsverklaring) worden uw gegevens niet voor onderzoek gebruikt. Het weigeren van deze toestemming heeft geen nadelige gevolgen voor uw behandeling. 

Voor het gebruik van uw gegevens om de effectiviteit van onze behandeling te meten, wordt niet separaat toestemming gevraagd. Deze toestemming geeft u door het aangaan van de behandelovereenkomst.  

Voor een onderzoek naar de effectiviteit van een deepfake interventie gebruiken wij foto’s van vermeende plegers van seksueel misbruik. Deze foto wordt aangeleverd door de patiënt. De foto wordt alleen tijdens de behandelsessie gebruikt en is alleen zichtbaar voor de betrokken behandelaren en de patiënt. Na de sessie wordt de foto onmiddellijk verwijderd.

Nieuwsbrief 

Via onze website kunt u zich aanmelden voor onze nieuwsbrieven. Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens: 

• Voor- en achternaam
• E-mailadres
• Eventuele correspondentie 

Wij gebruiken deze gegevens op basis van uw toestemming. U kunt zich op ieder moment afmelden voor een nieuwsbrief: iedere nieuwsbrief bevat een afmeldlink. Op het moment dat u zich afmeldt, houden wij noodzakelijke gegevens op onze blokkeerlijst, zodat u daarna de betreffende nieuwsbrief niet meer ontvangt. Verder worden voor de nieuwsbrieven statistieken bijgehouden (geopend, pagina’s bekeken). Deze statistieken zijn anoniem en worden gebruikt om verbeteringen te kunnen doorvoeren.  

Werving en Selectie 

Voor de werving en selectie van kandidaten is het noodzakelijk dat wij de volgende persoonsgegevens verwerken: 

• Naam
• Emailadres
• Telefoonnummer
• Woonadres
• Curriculum Vitae en sollicitatiebrief
• Eventuele overige informatie die u aan ons verstrekt 

Wij verwerken deze persoonsgegevens om de geschiktheid van potentiële kandidaten te beoordelen. Wij verwerken uw persoonsgegevens op basis van ons eigen gerechtvaardigd belang, namelijk het vervullen van onze vacatures. Het gaat hierbij altijd om gegevens die u zelf openbaar maakt of aan ons verstrekt. Mocht u na afloop van de sollicitatieprocedure niet in dienst treden, dienst treden, dan zijn er twee mogelijkheden:

•    U geeft toestemming dat uw gegevens tot 4 weken nadat de functie is vervuld, worden bewaard voor werving en selectiedoeleinden.
•    U geeft toestemming dat uw gegevens tot 1 jaar nadat de functie is vervuld, worden bewaard voor werving en selectiedoeleinden.

Wij bewaren uw gegevens niet langer dan waarvoor u toestemming heeft gegeven na beëindiging van de sollicitatieprocedure. Zo kunnen wij u alsnog benaderen als de geselecteerde kandidaat bij nader inzien niet geschikt blijkt of niet meer beschikbaar is. U kunt uw toestemming om uw gegevens te bewaren intrekken door een e-mail te sturen naar vacature@arq.org. Indien u bij ons komt werken, bewaren wij uw sollicitatiegegevens in het digitale personeelsdossier.

Wanneer kunnen wij uw persoonsgegevens delen met derden? 

ARQ deelt uw gegevens enkel met derden wanneer dit op basis van de huidige wetgeving is toegestaan en noodzakelijk is. 

Wij verstrekken uw persoonsgegevens aan derde partijen verstrekken omdat: 

• Wij hen hebben ingeschakeld om bepaalde gegevens te verwerken en
• Dit nodig is om de overeenkomst met u uit te voeren;
• Wij hier een gerechtvaardigd belang bij hebben;
• Wij hiervoor uw toestemming ontvangen hebben;
• Wij hiervoor wettelijk verplicht zijn
• ARQ IVP deelt uw persoonsgegevens alleen in zeer uitzonderlijke gevallen.(bijvoorbeeld bij concreet gevaar voor eigen of andermans leven). 

Externe partijen 

De partijen die in opdracht van u of van ons uw persoonsgegevens verwerken zijn: 

• Andere hulpverleners in de zorgketen;
• IT-leveranciers en -dienstverleners;
• Online tools voor examinering en evaluatie (in het kader van training en opleidingen e.d.);
• Bezorgdiensten (als iets fysiek, b.v. per post wordt verstuurd);
• Betalingsdienstverleners (en eventueel een incassobureau);
• Overheid in geval van een wettelijke verplichting. 

Beveiliging van uw persoonsgegevens 

ARQ neemt passende beveiligingsmaatregelen om misbruik van, en ongeautoriseerde toegang tot, uw persoonsgegevens te voorkomen. Zo zorgen wij dat alleen de noodzakelijke personen toegang hebben tot uw gegevens, dat de toegang tot uw persoonsgegevens afgeschermd is en dat onze veiligheidsmaatregelen regelmatig gecontroleerd worden. Wij treffen onder meer de volgende beveiligingsmaatregelen: 

• Logische toegangscontrole op onze laptops en systemen, gebruik makend van wachtwoorden en authenticatie;
• Fysieke maatregelen voor toegangsbeveiliging, waaronder toegangspassen voor medewerkers; 
• Encryptie (versleuteling) van digitale bestanden;
• Organisatorische maatregelen voor toegangsbeveiliging;
• Geheimshoudingsverklaring van onze medewerkers;
• Beveiliging van netwerkverbindingen;
• Dataopslag binnen de EU
• Zo veel mogelijk digitaal werken, zo min mogelijk op papier. 

Uw rechten

U heeft de volgende rechten: 

• Recht op informatie: u heeft het recht om te weten wat er met uw gegevens gebeurt en op welke manier u uw rechten kunt uitoefenen.
• Recht op inzage: u heeft het recht de persoonsgegevens die wij van u verwerken, in te zien. 
• Recht op rectificatie: u heeft het recht de persoonsgegevens die wij van u verwerken, te corrigeren of aan te vullen indien deze onjuist of onvolledig zijn.
• Recht om uw toestemming in te trekken: u kunt uw toestemming altijd eenvoudig intrekken. 
• Recht van bezwaar: u kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens.
• Recht op verwijdering: u kunt ons verzoeken uw persoonsgegevens te verwijderen. 
• Recht op overdraagbaarheid van uw gegevens: u heeft het recht om een kopie te krijgen van de gegevens die wij van u verwerken.
• Recht op beperking van de verwerking: onder bepaalde omstandigheden kunt u ons verzoeken om de verwerking van uw gegevens tijdelijk stil te zetten. Bijvoorbeeld voor de periode wanneer uw gegevens gecontroleerd en gecorrigeerd moeten worden, omdat deze onjuist blijken te zijn.
• Recht om een klacht in te dienen: u heeft het recht om een klacht bij ons of bij de Autoriteit Persoonsgegevens in te dienen. 

Meer over al uw rechten en plichten als patiënt/cliënt in relatie tot onze hulpverlening vindt u in de folder ‘Weten waar u aan toe bent' (zie Downloads).

Website en cookies

Deze website maakt gebruik van Google Analytics cookies. Dit zijn bestandjes die bij uw bezoek aan onze website op uw computer opgeslagen worden.

Hiermee analyseren we het bezoek aan onze website om na te gaan:

• Hoeveel en welke unieke gebruikers onze website bezoeken;
• Waar (de meeste) bezoekers van onze website vandaan komen;
• Hoe vaak en wanneer bezoekers onze website bezoeken of bezocht hebben;
• Welke pagina's voor bezoekers belangrijk of minder belangrijk zijn;
• Welke zoektermen bezoekers invoeren om informatie op onze website te zoeken;
• Hoe lang bezoekers op bepaalde pagina’s blijven;
• Welke browsers en welke instellingen gebruikt worden;
• Welke instellingen gebruikers op hun computer toepassen tijdens hun bezoek.

Deze gegevens stellen ons in staat onze website goed af te stemmen op de bezoekers voor wie wij deze website maken.

Om uw privacy te waarborgen is Google Analytics (hierna GA4) privacy vriendelijk ingesteld.

Wij hebben een verwerkersovereenkomst met Google afgesloten

De gegevens worden versleuteld en anoniem (IP-adres wordt niet opgeslagen in GA4) verwerkt en zijn dus niet herleidbaar naar uw persoon.
De optie ‘gegevens delen’ staat uit.
Op de website worden User ID’s geregistreerd, deze zijn uniek numeriek gegenereerd en niet herleidbaar naar uw persoon.
Er wordt geen gebruik gemaakt van andere Google-diensten in combinatie met de Google Analytics-cookies.
Gegevensbehoud voor gebruikers en gebeurtenissen staat ingesteld op 14 maanden. Na die periode worden de verzamelde gegevens bij Google Analytics automatisch verwijderd.

Wordt de verzamelde informatie ergens opgeslagen?

De door Google verzamelde informatie wordt overgebracht naar Google en door Google opgeslagen op servers in de EU en de Verenigde Staten. De informatie analyseren we online met behulp van Google Analytics en/of Google Data studio.
Google kan deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover derden de informatie namens Google verwerken. ARQ Nationaal Psychotrauma Centrum heeft hierop geen invloed. Meer informatie: privacy beleid van Google

Wilt u geen cookies?

Wilt u ondanks alle genomen maatregelen nog steeds niet dat we uw geanonimiseerde gedrag volgen, dan bestaat er een opt-out mogelijkheid. Google heeft een speciale Add-On voor Chrome ontwikkeld die u kan installeren in uw browser. Deze Add-On voorkomt dat de trackingcode van Google Analytics informatie doorstuurt naar Google.

Klacht indienen 

Als u vragen heeft, of een klacht wilt indienen over het gebruik van uw persoonsgegevens, kunt u contact opnemen met ARQ via  privacy@arq.org. Als u vindt dat wij u niet op de juiste manier helpen, kunt u contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens om een klacht in te dienen. 

Wijzigingen in deze privacy- en cookieverklaring 

ARQ heeft het recht om wijzigingen aan te brengen in deze privacy- en cookieverklaring (laatste wijziging 27 maart 2025). Wijzigingen zullen op deze website worden gepubliceerd en in andere informatiebronnen voor zover de wijziging de informatie daarin betreft. Check daarom regelmatig deze privacy- en cookieverklaring, zodat u van eventuele wijzigingen op de hoogte bent.